Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği

MERSİN SU VE KANALİZASYON İDARESİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

 ARŞİV HİZMETLERİ YÖNETMELİĞİ

 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

 

Amaç

MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı; Mersin Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü’nün arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi, mevcut arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemesinin tespit edilmesi, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramaması, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve saklanmasına lüzum kalmayan malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

 

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu yönetmelik, Mersin Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü birimlerinin dosyalama, arşivleme ve imha işlemlerini kapsar.

 

Hukuki dayanak

MADDE 3- (1) Bu yönetmelik, 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun, 16.05.1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, 03.12.2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, 25.03.2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ve diğer ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde hazırlanmıştır.

 

Tanımlar

MADDE 4 -  (1) Bu yönetmelikte geçen;

a) MESKİ                   : Mersin Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü’nü,

b) Genel Müdür        : Mersin Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürü’nü,

c) Kurum arşivi          : Birim arşivinde saklama süresini tamamlayan evrakların saklandığı merkez arşivi,

ç) Birim arşivi           : MESKİ’nin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve İdarenin çeşitli birimlerinde aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşivleri,

d)  Arşiv malzemesi   : MESKİ’nin evrak saklama planında sürekli olarak saklanması öngörülen her türlü yazılı ve basılı evrakı, sesli ve görüntülü malzemeyi, elektronik kayıtları, harita, plan ve teknik çizimleri, üç boyutlu nesneleri, maketleri ve benzerlerini,

e) Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden             zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlar ile son işlem tarihi üzerinden 101 yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyalarını,

f) Ayıklama                : Arşiv malzemesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu hâlde, hukukî kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayırımı ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespit işlemini,

g) İmha                       : İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukukî kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, belirtilecek usul ve esaslara göre imha işlemini,

ğ)  Genel Müdürlük   : Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünü,

 

ifade eder.

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

Görev, Yetki, Sorumluluk ve Personel

 

Görev, yetki ve sorumluluk

MADDE 5- (1) MESKİ kurum arşivi hizmet ve faaliyetleri Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı, birim arşivleri ise, ilgili birimlerce yürütülür. Bu konuda yetki ve sorumluluk; kurum arşivinde Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığına, birim arşivlerinde ise ilgili birimlere aittir.

 

Arşiv hizmetlerinde görevlendirilecek personel

MADDE 6- (1) Kurum arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi için üniversitelerin ilgili bölümlerinde eğitim görmüş arşiv konusunda deneyimli yöneticiler, arşiv uzmanı teknisyenler ve büro personeli görevlendirilir. Bu elemanların temin edilememesi halinde ve birim arşivlerinde, arşiv hizmetlerinin yürütülebilmesi için mevcut personel arasında yeterli bilgi ve tecrübeye sahip personellerden yararlanılır.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Kurum ve Birim Arşivleri ve Saklama Süreleri

 

Kurum ve birim arşivleri

MADDE 7- (1) MESKİ bünyesinde uzun süre saklanacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için kurum arşivi, bağlı birimlerinde ise belirli bir süre saklanacak arşivlik malzeme için birer birim arşivi kurulur.

 

Saklama süreleri

MADDE 8- (1) Mükellefler, ellerinde bulunan arşivlik malzemeleri birim arşivlerinde 1–5 yıl süreyle, arşiv malzemelerinin ise kurum arşivinde 10-14 yıl süreyle saklanmasını sağlar. Süresiz saklanması gereken evrakları ise devamlı muhafaza ile yükümlüdürler.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Birimlerin Arşivlerle İlgili Sorumlulukları

 

Birimlerin arşivleme yükümlülüğü

MADDE 9- (1) Birimler; birimleri ile ilgili faaliyetleri yerine getirirken oluşacak her türlü belgeyi, ilgili mevzuatta belirtilen esas ve usullere göre arşivlemekle yükümlüdür.

(2) Birimler; ürettikleri evraklara, Standart Dosya Planına göre konu kodu vermekle ve plana uygun olarak dosyalamakla yükümlüdür. Her bir dosya için; Dosya Muhteviyatı Döküm Formu hazırlanmalıdır.  

 

            Birimlerde ayıklama ve devir

MADDE 10- (1) Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşın elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayrıma tabi tutulur. Ayrım işlemlerini müteakip arşive devredilecek malzemeler; yılın ilk üç ayı içerisinde Devir Teslim Envanter Formu ile birlikte arşive devredilir. 

           

            Birimlerin arşivlik malzemenin korunması

MADDE 11- (1) Birimler arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler. Birimler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,

c) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,

ç) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

d) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

sorumludur.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

Kurum Arşivinin Sorumlulukları

           

Kurum arşivi ve korunması

MADDE 12- (1) Kurum arşivi, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür. Kurum arşivi, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,

c) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,

ç) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

d) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

sorumludur.

 

Kurum arşivinden dosya isteme

MADDE 13- (1) Birimlerce, gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere, kurum arşivinden dosya alınabilir. Kurum arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir.

 

            Kurum arşivinde yapılacak ayıklama, devir ve imha işlemleri

MADDE 14- (1) Kurum arşivinde yapılacak ayıklama, devir ve imha işlemleri; Standart Dosya Planı ve Saklama Planına ile Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmeliğe uygun olarak yapılır.

 

            Gizlilik değeri taşıyan evrak

MADDE 15- (1) İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “Gizli” damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tâbi tutulur.

 

İmha edilecek malzemeler

MADDE 16- (1) İmha edilecek malzeme aşağıda gösterilmiştir:

a) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları,

b) El, daktilo, bilgisayar veya başka bir teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,

c) Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi değeri olanlar hariç),

ç) Adli ve idari yargı organları ile Posta İşletmeleri Genel Müdürlüğü ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kâğıt, Posta İşletmeleri Genel Müdürlüğü'ne zimmet karşılığında verilen evrakın kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,

d) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri hazırlık dokümanları),

e) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

f) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü yazışmalar,

g) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,

ğ) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan; ilgili ünite, daire kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,

ı) Bir ünite, daire kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,

i) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

j) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

k) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,

l) Çalışma raporlarının fazla kopyaları,

m) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

n) Mevzuat gereği, belirli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belirli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,

o) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler,

ö) Bilgi için gönderilmiş yazılar ile kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,

p) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,

r) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,

s) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konulmamış başvurular ve yazılar,

ş) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlar ile olan müteferrik yazışmalar,

t) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları,

u) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,

ü) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,

v) Her türlü cari işlemlerde güncelliğini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin,

imhasına kurum bünyesinde kurulacak “Ayıklama ve İmha Komisyonları”nca karar verilir.

 

ALTINCI BÖLÜM

Ayıklama, İmha Komisyonu ve İşlemleri

 

Ayıklama

MADDE 17- (1) Birimlerde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

(2) Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları; çeşitli sebeplerle zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirirler.

 

İmha komisyonu

MADDE 18- (1) Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, Genel Müdürün onayı ile aralarında kurum arşiv sorumlusu, imha edilecek arşiv malzemesinin birim müdürü ve birim arşiv sorumlusunun da yer aldığı 5 (beş) kişilik “Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur.

 

Komisyonun işlemleri

MADDE 19- (1) Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır.

(2) Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemeler ile ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.

(3) Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. İmhası reddedilen malzeme, sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

(4) İmha edilecek malzeme için; iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonunun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. Kurum arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Genel Müdürün onayı ile kesinlik kazanır.

(5) Kullanma imkânı bulunan klasörler ayrıldıktan sonra; imha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kâğıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.

 

YEDİNCİ BÖLÜM

Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

 

Elektronik arşiv malzemesi

MADDE 20- (1) Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası CD, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır.

 

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

Yönetmelikte yer almayan hususlar 

MADDE 21- (1) Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda, ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde hareket edilir. 

 

Yürürlük

MADDE 22- (1) Bu yönetmelik MESKİ Genel Kurulunun kabulünden sonra, mahalli gazetede veya idarenin internet sitesinde yayımlandıktan sonra yürürlüğe girer.

 

Yürütme

MADDE 23- (1) Bu Yönetmeliği Mersin Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürü yürütür.